Chez Energy Pool, nous avons décidé de partager avec vous comment nous nous organisons en cette période inédite de confinement : des histoires humaines, des témoignages, y compris depuis nos filiales à l’étranger, des photos… au travers d’une série : #HumanEnergy.
Comment prendre soin de nos collaborateurs tout en fournissant le meilleur service à nos clients et nos partenaires ? Comment permettre à chacun de vivre sereinement cette période agitée, tout en contribuant à la sécurisation du système énergétique en France et à l’international ?
Aujourd’hui, à travers l’interview de Gabriella KALMAR, responsable des outils corporate IT pour l’ensemble du groupe en France et dans les filiales au Japon et en Turquie, nous vous proposons un plongeon dans l’organisation de nos équipes.
« Pour vous, le télétravail n’a pas été une nouveauté depuis le début de la crise sanitaire, si ? »
Non, en tout cas en France, pour les équipes du siège de Technolac et à Lyon, le télétravail est déjà ancré dans nos habitudes. Certains collaborateurs font déjà depuis quelques années un jour de télétravail fixe par semaine.
C’est dans la filiale Japonaise que cette période de crise sanitaire a été l’occasion de changer la culture et les habitudes, plutôt conservatrices sur ce sujet, avec un essai concluant de basculement de l’ensemble des salariés au télétravail dès fin février, permettant dans la foulée d’y recourir largement.
L’expérience s’avère une réussite puisque des personnes des autorités japonaises ou encore de TEPCO ont récemment félicité l’entreprise Energy Pool pour son exemple de bonne conduite en matière de télétravail : au Japon, la culture n’est pas à la poignée de main mais plutôt à la salutation, et l’attention portée à l’hygiène est extrêmement élevée, ce qui fait que le virus se propage moins vite que dans d’autres pays (à ce stade, moins de 1,500 cas répertoriés, alors que les premiers cas sont arrivés plus tôt qu’en France). Cependant, lorsqu’on voit les métros toujours bondés de Tokyo, on se dit que nous avons bien fait de mettre en place très tôt des méthodes de télétravail, afin de lutter contre la propagation du virus, et protéger nos collaborateurs et l’activité au service de nos clients.
« Concrètement, quels outils utilisez-vous pour organiser le travail à distance pendant cette période ? »
Nos équipes en France se connectent déjà à des applications métiers via VPN pour renforcer la sécurité de connexion : logiciel Everest de management de la consommation d’énergie chez nos clients, ou encore SAP pour la comptabilité.
Concernant l’organisation du travail au sein des équipes, nous exploitons à fond la suite Microsoft Office 360 avec par exemple Teams pour la vidéo et audio conférence, Sharepoint et One Drive pour le stockage des documents, ou encore Yammer comme réseau social d’entreprise. Tout est récupérable sur le Cloud, très peu en local.
Pour assurer que tous les collaborateurs sont à même d’utiliser ces outils en télétravail, j’ai monté des formations avant la phase de confinement, et je continue à en dispenser, via Teams, aux collaborateurs qui viennent d’intégrer nos équipes.
« A l’heure actuelle, les emails spams liés au sujet du coronavirus représentent le plus fort volume d’attaques jamais enregistré sur un même thème : comment gérez-vous ce risque pour la sécurité de vos systèmes et vos données ? »
Ma première action a été d’assurer la sécurité et la confidentialité de nos données en dehors du réseau d’Energy Pool : j’ai rappelé à chaque collaborateur la nécessité de modifier ses mots de passe et de mettre en place la double authentification (MFA).
Ma deuxième action est de surveiller quotidiennement nos systèmes informatiques et notamment, d’observer la courbe des tentatives de phishing et de spams : récemment, j’ai du renforcer quelques paramètres de notre stratégie antispam pour rendre plus stricte la politique de filtrage initiale, et j’ai sensibilisé mes collègues en France et dans les autres pays à être vigilants face à certains spams de ce type :
Enfin, ma troisième action, peut-être la plus valorisante humainement, est d’être à l’écoute de mes collègues en télétravail, de rassurer, de leur apporter des solutions alternatives et du conseil : par exemple dès que l’outil Teams est tombé à cause d’un trop grand volume de connexions mondiales, j’ai ouvert des numéros de conf call à mes collègues qui en avaient le plus besoin, et ai prévenu toutes les équipes sur les bonnes pratiques à adopter pour limiter l’utilisation de la bande passante : la solidarité doit aussi se jouer dans le numérique !
Je fais enfin de la veille en continu sur les cyberattaques qui se multiplient contre les entreprises comme la encore redit il y a peu la présidente de la commission Européenne, Mme Von der Leyen dans cette vidéo https://www.linkedin.com/posts/european-commission_covid19-coronavirus-activity-6648217070834196481-kLWP
: il faut rester vigilants et j’essaie de sensibiliser régulièrement nos collaborateurs via Yammer.
Pour terminer, je voulais dire que le télétravail et la cybersécurité sont dans l’ADN de nos équipes depuis de début : nous déroulons aujourd’hui un plan de continuité de l’activité, prévu très en amont, et en lien avec nos collègues japonais et turques : sur ce plan, ces derniers sont en avance sur nos habitudes en France et nous apportent beaucoup pour élever nos standards en termes de stress tests et de simulation de situations à risque. Au Japon, de par les aléas climatiques, la culture de maitrise du risque et de prévision de multiples scénarios en cas d’interruption d’activité est bien plus développée.
Et vous, qu’avez-vous mis en place auprès de vos collègues et dans vos entreprises sur le télétravail et la cybersécurité durant cette période délicate ? Réagissez à notre interview sur Linkedin avec le #HumanEnergy!
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